eCH-0233 Archivage des données et dossiers fiscaux des cantons

Version 1, Etat Approuvé, Publié le 29.11.2019

La présente Best Practice offre une description d’une recommandation, indépendante du pro-duit et applicable dans toute la Suisse, relative à l’archivage des documents fiscaux canto-naux. On trouve dans les documents fiscaux cinq types principaux de dossiers: formulaires fiscaux, instructions et notices explicatives, données de taxation, dossiers fiscaux et rapports fiscaux, éventuellement complétés de documents supplémentaires. Cette Best Practice dé-taille de façon descriptive la compilation de ces documents fiscaux en un Submission Infor-mation Package (SIP), comme l’eCH-0160 Interface de versements archivistiques pour la li-vraison aux archives compétentes. La Best Practice comprend également des recommanda-tions d'évaluation.
Alors que les formulaires fiscaux, les instructions et notices explicatives ainsi que les rapports fiscaux sont intégralement archivés comme fichier texte dans un format compatible avec l'archivage (PDF/A-1 ou PDF/A-2 par exemple), un modèle de données a été établi pour l'ar-chivage numérique à long terme des données de taxation, qui permet de créer un fichier SIARD selon la norme eCH-0165. Ce modèle de données repose sur la norme eCH-0119 E-Tax Filing (pour les personnes physiques) et eCH-0229 Données des déclarations d'impôts des personnes morales. Les critères et tableaux d'élimination définissent, aux fins d'une ana-lyse transparente, les données de taxation qui ne sont pas reprises de façon permanente par les archives. Les dossiers fiscaux sélectionnés, en revanche, sont archivés dans un format de fichier compatible avec l'archivage (PDF/A-1 ou PDF/A-2 par exemple) en utilisant une pro-cédure de sélection combinée (sélection du contenu plus échantillonnage). La figure 1 pro-pose un modèle de représentation de la structure et des normes utilisées.

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