Das vorliegende Hilfsmittel beschreibt generisch die drei Phasen des Lebenszyklusmodells von Dossiers (Bearbeitung, Aufbewahrung, Archivierung) anhand von unterschiedlichen Aspekten und stellt diese graphisch dar.

Abbildung 1: Einstiegsgrafik Phasen

Dies schafft ein gemeinsames Verständnis von Terminologie und Konzepten und dient als Grundlage für den Aufbau und Betrieb von Records Management in Organisationen. 

Die vorliegende Version 2.0 schenkt den aktuellen Gegebenheiten von heterogenen System-landschaften in Organisationen und den sich daraus ergebenen Herausforderungen für den Lebenszyklus mehr Beachtung. 

Im Hilfsmittel werden dazu folgende Massnahmen als entscheidende Schritte für die Umsetzung des Lebenszyklus beschrieben:

• Definieren von autorisierten Ablagen mit und ohne Records Management-Funktionalität 
• Festlegen des Verwendungszwecks der Ablagen
• Entkoppeln von Geschäft und Dossier
• Kontextualisieren der Aufzeichnungen

Zusammenführen der Aufzeichnungen zu Dossiers